Руководитель административного отдела, 6 человек в подчинении. Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников; Планирование годового бюджета, финансовый анализ и согласование расходов в рамках административной деятельности, минимизация затрат на хозяйственные нужды; Администрирование договоров с внешними подрядчиками (контроль сроков действия, наполнение дела контрагента, заключение новых ДС к ним, получение закрывающих документов, согласование и контроль сроков оплаты платежей и т.д.); Хозяйственное обслуживание, контроль за надлежащим состоянием офиса в соответствии с правилами и нормами внутреннего распорядка Компании; Управление договором клининга, контроль работы, проведение ежедневного обхода с применением чек-листа; Контроль бесперебойной работы кофе-поинтов (включает в себя контроль исправности кофе-машин, аудит гостевой посуды, своевременное наполнение продуктами, контроль работы кофе-леди); Управление договором технической эксплуатации, организация и контроль деятельности технических подразделений, составление заявок на устранение неисправностей; Управление договором сервиса растений, благоустройство и озеленение внутренних пространств; Организация новых рабочих мест, подготовка и согласование планировок, занесение данных в план рассадки; Работа с потенциальными контрагентами (поиск новых подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг, формирование ТЗ, тендерная работа в т.ч), Взаимодействие с существующими подрядчиками, контроль качества предоставляемых услуг и ТМЦ, в случае возникновения решение проблемных ситуаций; Участие в проведении инвентаризации материально-технических средств Компании и объектов; Решение комплекса вопросов, связанных с арендой, в т.ч. договорная работа, страхование имущества и ГО; Управление договором мобильной связи (обеспечение сотрудников мобильной связью, контроль телефонных расходов, оптимизация затрат); Организация переездов всех уровней (оперативная зона, VIP зона), Организация корпоративных мероприятий, закупка подарков партнерам, сотрудникам и детям сотрудников; Взаимодействие со службой безопасности, оформление пропусков и заявок на допуск, въезд, парковку, разгрузку, внос/вынос и т.д.; Проведение инструктажа по технике противопожарной безопасности вновь прибывшим сотрудникам, ведение необходимой документации, в т.ч. журнала учета движения самоспасателей. Обязанности в части транспортного обеспечения деятельности: Контроль за использованием корпоративного автотранспорта Организация своевременного обслуживания автомобилей; Бюджетирование расходов, организация контроля целевого расходования бюджетных средств по запланированным статьям; формирование отчетности по использованию бюджетных средств. Контроль соблюдения трудовой дисциплины сотрудниками отдела Взаимодействие с первыми лицами компании (Экспаты) Оформление и продление виз и разрешений на работу. Выполнение поручений | 