Помощник руководителя со знанием английского языка

Имя

Мария

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Мытищи

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

7 лет 2 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

42 года   (11 сентября 1982)

Опыт работы

Период работы

апрель 2017 — по настоящее время   (7 лет 7 месяцев)

Должность

Административный ассистент представительства

Компания

DANOBAT S.COOP SPAIN

Обязанности

- Выполнение поручений руководителя;

- Ведение графика встреч руководителя;

- Переговоры с клиентами компании по организационным вопросам, в т.ч. на ангийском языке;

- Размещение счетов на оплату, работа с первичной бухгалтерской документацией;

- Проведение сверок с поставщиками и покупателями;

- Оформление авансовых отчетов;

- Регистрация приказов, распоряжений, входящей и исходящей корреспонденции;

- Административно-хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярии, хозяйственных товаров, воды, продуктов и пр.)

- Организация командировок руководителя и сотрудников (покупка билетов, бронь гостиниц, оформление визовых документов, заказ такси, трансферов, составление маршрутов, оформление командировочных документов);

- Организация корпоративной связи сотрудников (выбор тарифных планов, подключение роуминга, контроль расходов);

- Заключение договоров с поставщиками, отслеживание срока действия, пролонгация);

- Организация ремонта офисной техники;

- Подготовка пакета документов для подачи заявок на участие в тендерах;

- Регистрация на различных ЭТП;

- Получение ЭЦП;

- Организация выставок (создание технического задания на застройку выставки, формирование бюджета мероприятия, аренда площади, решение комплекса вопросов в подготовке и проведению, монтаж/демонтаж, кейтеринг и пр.)

- Организация печати каталогов компании, журналов, визиток, ежедневников, сувенирной продукции;

- Подготовка и сопровождение документов по регистрации ООО;

- Перевод технической документации с английского языка

Период работы

июль 2015 — март 2017   (1 год 9 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

ГК ССТ (завод Теплолюкс- производитель нагревательных кабелей и систем электрообогрева)

Обязанности

Помощник генерального директора

- Ведение графика встреч руководителя (планирование и организация);

- Организация совещаний, встреч, конференций, форумов и круглых столов (сбор необходимых документов, координация участников, сбор, консолидация и рассылка материалов);

- Составление повесток совещаний, ведение протоколов встреч, разнесение задач в систему;

-Организация документооборота по проектам;

-Помощь руководителю в координации работ, мониторинге сроков и т.д.

Поддержка согласованных внутрипроектных и межпроектных коммуникаций (на русском и английском языке);

-Организация бизнес-поездок руководителя (разработка оптимальных маршрутов, заказ гостиниц, билетов, оформление документов, виз и пр.), информационная поддержка во время поездок;

-Осуществление перевода при работе с иностранными партнерами на коммерческих и технических переговорах;

- Участие в переговорах и выставках (личные встречи, телефонные и скайп конференции);

- Согласование и контроль отдела маркетинга и рекламы по продукции компании (сувенирка, буклеты, визитки, стенды на выставки, каталоги и т. д.);

- Размещение новостей компании в соцсетях и на сайте.

- Решение хозяйственных и организационных вопросов;

-Ведение базы дней рождения сотрудников и партнеров компании, поиск и покупка подарков;

- Выполнение личных поручений руководителя и членов его семьи.

Период работы

сентябрь 2011 — апрель 2015   (3 года 8 месяцев)

Должность

ЗАО "Терна Полимер" (производитель винилового сайдинга и фасадных панелей)

Компания

Помощник генерального директора

Обязанности

В качестве бизнес ассистента:

-Планирование и координация рабочего дня руководителя;

- Подготовка информационно-аналитических материалов по запросу руководителя;

- Организация встреч и переговоров, подготовка материалов к совещаниям, повесток дня. Оповещение участников о месте и времени проведения;

- Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч и переговоров;

Контроль и исполнение различных бизнес проектов;

Письменные переводы (договоры, техническая документация, бухгалтерские документы, деловая корреспонденция);

- Подготовка писем, приказов, распоряжений и прочих документов, в том числе на английском языке;

- Размещение счетов на оплату, подготовка закрывающих бухгалтерских документов, контроль исполнения;

- Работа с иностранными поставщиками;

- Организация командировок и поездок руководителя;

- Взаимодействие с внутренними подразделениями компании по поручениям генерального директора, контроль исполнения поручений;

- Ведение телефонной и информационной базы руководителя (контакты, дни рождения)

- Прием корреспонденции, документов на подпись;

- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- Организация приема посетителей;

- Контроль процесса исполнения распоряжений и поручений руководителей сотрудниками компании в рамках своей компетенции;

- Сбор и обработка документов по проверке контрагентов;

- Организация участия руководителя в семинарах, форумах, выставках

В качестве личного помощника:

Travel support (составление и координация маршрута, покупка билетов, бронирование гостиниц, вилл, бунгало, квартир, аренда автомобиля);

Отслеживание состояния бонусных карт (авиа, сетевые отели);

Оплата счетов (сотовая связь, коммунальные платежи, пополнение топливной карты);

Покупка подарков для бизнес партнеров и членов семьи;

Взаимодействие с курьерскими службами;

Контроль работы личного водителя и домашнего персонала;

Заказ бытовой техники, различных гаджетов, книг и пр.;

Заказ и бронирование столиков в ресторанах, покупка билетов в театры, кино, мьюзиклы и т.п.;

Запись к врачам, бассейн, салоны красоты;

Поиск домашнего персонала;

Составление авансовых отчетов;

Другие поручения руководителя

Период работы

сентябрь 2010 — август 2011   (1 год)

Должность

Помощник генерального директора-начальник АХО/Personal Assistant to the Director-General

Компания

МУП "Центр информационных технологий Мытищинского муниципального района"

Обязанности

• Планирование рабочего дня руководителя;

• Координация потока информации приемной;

• Организация деловых встреч;

• Жизнеобеспечение приемной;

• Делопроизводство (прием, сортировка и передача поступающей почтовой корреспонденции на имя руководителя, документов и личных заявлений на подпись;входящая/исходящая корреспонденция, внутренний документооборот по Компании)

• Деловая переписка

- Перевод книг, брошюр, буклетов и DVD дисков с экономической характеристикой предприятий на английский язык;

• Постановка на контроль, проверки хода исполнения, рассылки напоминаний, снятия с контроля поручений высшего руководства компании;

• Разработка и контроль исполнения приказов, распоряжений генерального директора;

• подготовка отчетности о расходах, понесенных Руководителем

• организация подготовки заседаний, совещаний, ведение и оформление протоколов; организация и проведение семинаров и конференций;

• Административно-хозяйственное содержание офиса

• ведение переговоров (в том числе на английском языке).

• Визовая поддержка, бронирование билетов, гостиниц

• письменные переводы (англ./рус.);

• взаимодействие с другими отделами компании.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

МУПК

Специальность

Мировая экономика

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный)

Командировки

Не готова к командировкам