Секретарь, помощник руководителя

Имя

Юлия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Мытищи

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

9 лет 10 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

36 лет   (9 июня 1988)

Опыт работы

Период работы

июль 2023 — февраль 2024   (8 месяцев)

Должность

Менеджер по закупкам

Компания

ООО "ГСА Системы" (строительство)

Обязанности

Организация закупок товаров, работ, услуг

(проекты ПАО ГК "Самолет": "Прибрежный парк", "Горки парк"; ЖК "СИТИ БЭЙ"):

1. поиск поставщиков, изучение предложений;

2. переговоры с поставщиками, согласование условий поставки;

3. составление заказов поставщикам и отслеживание их выполнения (размещение заявок на платформе s-materials);

4. документальное оформление сделок (договоры, доверенности, упд);

5. коммуникации с подрядчиком, поставщиками;

6. ведение внутрифирменных реестров.

Период работы

октябрь 2021 — декабрь 2022   (1 год 3 месяца)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "УК Энерго"

Обязанности

1. Документооборот, делопроизводство (в объеме группы компаний: более 5 юр. лиц).

2. Контроль за ТС (оформление страховых полисов, отслеживание штрафов/ своевременных оплат штрафов).

3. Жизнеобеспечение офиса.

4. Работа с водителями, курьерами, курьерскими службами.

5. Организация отправки срочных док-тов (аэро/ жд транспортом).

6. Разработка и ведение рег. журналов по Covid-19.

Период работы

июль 2019 — декабрь 2020   (1 год 6 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "ГазтехПроектинвест"

Обязанности

1. Делопроизводство.

2. Документооборот.

3. Встреча и прием посетителей.

4. Оформление тендерной документации с размещением на etpgpb.ru

(электр. торг. площадка Газпромбанка).

5. Договорная работа.

6. Сбор информации, оформление отчетов по запросу руководителя.

7. Жизнеобеспечение офиса.

8. Организация командировок.

9. Организация внутрифирменных мероприятий.

Период работы

июнь 2016 — июнь 2019   (3 года 1 месяц)

Должность

Помощник руководителя

Компания

КАМ ГРУПП (фитнес-клуб, юристы, аренда недвижимости, продюсирование)

Обязанности

1. Встреча и прием посетителей.

2. Делопроизводство.

3. Протоколирование совещаний/ встреч.

4. Ведение телефонного справочника руководителя, организация/ координация встреч руководителя.

5. Контроль выполнения распоряжений руководителя.

6. Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса (анализ рынка поставщиков услуг/ управление закупками).

7. Координация работы водителей/ курьеров.

8. Заказ билетов, аренда транспорта.

9. Заказ наружной рекламы/ рекламно-информационной продукции.

Дополнительные функции:

1. Администрирование фитнес-клуба:

- консультирование, проведение презентаций, учет продаж; поддержание долгосрочных взаимоотношений с клиентами, сервисное сопровождение клиентов;

- первичный осмотр оборудования на предмет неисправностей/ содействие в обеспечении ремонта;

- участие в продвижении фитнес-клуба (e-mail-рассылка/ реклама).

- взаимодействие с персоналом;

-2. Администрирование юридической консультации:

- прием обращений;

- организация консультаций, переговоров;

- делопроизводство;

- составление проектов юридических документов (жалобы, заявления);

- ведение внутрифирменной базы данных;

- коммуникации и взаимодействие с ИФНС и иными гос. органами при необходимости;

- мониторинг информации (суды г. Москвы и МО, Префектуры г. Москвы, ДГИ г. Москвы);

- оформление бух. документации в 1С (счета, акты выполненных работ).

3. Ведение коммерческой недвижимости (объекты, расположенные в торгово-офисном центре класса "В": кафе, офисы, хостел):

- актуализация информации по экспонируемым объектам (ведение базы данных);

- организация показа объектов недвижимости;

- содействие в оформлении документов, обеспечение их сохранности (регистрация/ учет);

- взаимодействие с маркетинговой службой (подготовка презентационных материалов);

- коммуникации с клиентами (документы/ решение вопросов по тех. неисправностям, пропускам, паркингу, услугам связи).

Период работы

сентябрь 2014 — июнь 2016   (1 год 10 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "ЖилСтройСтолица"

Обязанности

Опыт работы на последнем месте:

1. Делопроизводство.

2. Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием).

3. Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (транспорт, билеты).

4. Подготовка совещаний, собраний, переговоров (подборка материалов, оповещение участников о месте/ времени мероприятия, ведение протоколов, оформление результатов).

6. Осуществление связи с предприятиями, гос. органами для решения вопросов, обозначенных руководителем, не требующим непосредственного участия руководителя.

7. Контроль исполнения распоряжений.

8. Сбор материалов и информации.

9. Создание условий, способствующих эффективной работе руководителя (контроль за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете).

10. Выполнение разовых поручений.

11. Выезд по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

12. Содействие в организации корпоративных мероприятий.

Период работы

сентябрь 2012 — апрель 2013   (8 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

Юридическая консультационная компания

Обязанности

1. Прием и проверка оформления документов;

2. Прием корреспонденции;

3. Составление писем, запросов;

4. Оперативное хранение документов;

5. Обеспечение рабочего места руководителя канц. принадлежностями, и пр.

6. Координация встреч руководителя;

7. Организация приема посетителей;

8. Контроль соблюдения сроков выполнения поручений руководителя;

9. Мониторинг данных по данным судов г. Москвы и Московской обл.;

10. Ведение внутрифирменной базы данных;

11. Взаимодействие с банками (получение информации о текущем состоянии счета/ получение выписки по счету/ получение справочной информации);

12. Обеспечение оперативной и своевременной отправки документов;

13. Работа с поставщиками услуг для офиса;

14. Исполнение личных поручений (выбор подарков, помощь в организации и проведении внутрифирменных мероприятий);

15. Организация обедов в офисе.

Период работы

июль 2011 — май 2012   (11 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "Полиграфия и реклама" (полиграфия)

Обязанности

1. Прием и распределение звонков.

2. Прием заказов (тел., сайт, электронная почта, личные обращения).

3. Консультация по услугам компании, ценам/ срокам исполнения.

4. Взаимодействие с подрядными организациями.

5. Взаимодействие с производственными цехами компании.

6. Взаимодействие с курьерами компании, логистика.

7. Работа с претензиями, урегулирование конфликтных ситуаций.

8. Обеспечение контроля за своевременным и качественным выполнением заказов.

10. Работа в 1С (первичная документация: счета, товар.-накладные, сч.-фактуры).

11. Мониторинг рынка.

12. Отчетность руководству.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Институт сферы социальных отношений (Москва)

Специальность

Менеджмент

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

English First - 2011 г. курсы англ. языка.

В ближайших планах - продолжение изучения английского языка.

Навыки и умения

Владение офисными программами (MS Office).

Опыт работы в МСЭД.

Опыт работы в S-materials, ЕАСУЗ 44, ПИК (ведение внутрифирменных реестров на основании данных порталов).

Умение быстро обрабатывать информацию.

Способность определять важность поступающей информации.

Ответственность, доброжелательность.

Знание порядка обращения с документами;

.Деловое общение и этикет.

Высокая скорость печати.