Причина увольнения: сокращение штата. Обязанности: Прием/распределение входящих звонков (работа с мини АТС). Ведение делопроизводства: осуществление процессов регистрации, обработки и распределения входящей корреспонденции, составления и регистрации исходящих документов, отправки документов, а так же обеспечение контроля их исполнения. Прием документов на подпись руководителя. Составление писем, приказов, отчетов, доверенностей, договоров и распоряжений. Архивирование документов. Корректировка документов и сшивка. Брошюрование. Формирование папок. Копирование/сканирование документов, передача через курьеров, эл. почте. Деловая переписка с партнерами. Работа с Почтой России. Обеспечение работы офиса: оформление необходимых документов для заключения договоров. Взаимодействие с эксплуатационными службами (выявление неисправностей в офисе и их устранение). Курирование работы водителя, уборщицы. Поддержание порядка и чистоты. Полное обеспечение офиса канцтоварами, водой, продуктами, чаем, кофе и. т.д.. Оформление пропусков для прохода в офис, контроль выноса материальных ценностей. Печать визиток руководителю и сотрудникам. Организация и курирование выездных мероприятий. Бронирование переговорных комнат и поддержание их в рабочем и чистом состоянии (чай/кофе по необходимости, распечатка материалов для совещаний). Организация командировок сотрудников компании (билеты, гостиницы), взаимодействие с бухгалтерией, помощь в отчетности. Работа с первичной финансовой документацией (счета, счета-фактуры, накладные, акты, доверенности и т.д.), взаимодействие с контрагентами, выявление отсутствующих документов и их сбор. Отслеживание возврата документов. Контроль оплаты счетов в поставленные сроки по сотовой связи, рабочему телефону, хоз.счетам, аренде, интернету и.т.д. Выполнение личных поручений руководителя. Помощь сотрудникам по мере возникновения такой необходимости. Навыки: Опыт работы офис-менеджером/секретарем более 7-и лет. Работа в программах: Outlook и mail.Google.com (почта), Бизнес-Пак версия 6.39 (бухгалтерия). Уверенный пользователь ПК (Word‚ Excel‚ Internet‚ Power Point). Знание делопроизводства; Ведение базы договоров в программе IT Audit Enterpise. Способность к обучению и получению новых знаний. Вежливость, умение находить выход из разных ситуаций. Способность работать в режиме многозадачности. Ответственный подход подход к выполнению своих обязанностей. Доброжелательность. Коммуникабельность. |