Начальник Административного отдела (совмещение должностей) в прямом подчинении (7 человек) (организация отдела с нуля): • Нормативная и методическая деятельность по организации и обеспечению функционирования единой системы делопроизводства; • Организация, контроль и самостоятельное ведение кадрового делопроизводства в полном объеме; (прием, перевод, увольнение, ведение табельного учета рабочего времени, ведение графика отпусков; контроль над соблюдением, ведение личных карточек Т-2, сменный график работ (так же ночные смены) складских работников, оформление работы выходные и праздничные дни, материальная индивидуальная и бригадная ответственность); • Формирование штатного расписания и Структуры компании, внесение изменений; • Подбор персонала; • Консультирование руководителей отделов и сотрудников по вопросам трудового законодательства; • Контроль над юридическим сопровождением финансово-хозяйственной деятельности предприятия; • Контроль над составлением или экспертиза проектов Приказов, Положений, Инструкций и других актов правового характера, подготавливаемых в Обществе; • Участие в анализе заключаемых договоров (контрактов) на стадии заключения (контроль над подготовкой документов о контрагентах для проверки СБ, ПСР и ПР), исполнения Договоров. • Организация и контроль осуществления претензионной работы. • Подготовка документов для возмещения ущерба. • Обеспечение бесперебойной работы жизнедеятельности офиса и приемной, заключение необходимых договоров, организация оплаты счетов; • Ведение работы с исходящими документами (проверка оформления исходящих писем; проверка процесса согласования, оформление к отправлению исходящих писем, контроль за отправлением исходящих писем, ведение реестр исходящих писем) • Работа в СЭД (на базе 1С) (обучение сотрудников, оптимизация СЭД, согласование, проверка маршрутов согласования, проверка оформления, документов, процессов согласования и т.д.); • Архивная деятельность (разработка номенклатуры дел, подготовка документов на оперативное, работа по передаче документов в Архив структурными подразделениями, организация уничтожения документов.). Электронный архив. • Организация и контроль работы секретариата, курьерской службы, технического персонала.. . Помощник Генерального директора (учредителя) • Оперативная информационная поддержка Руководителя; • Документационное обеспечение деятельности Руководителя: подготовка документов, составление писем, распоряжений, прием проверка правильности оформления и редактирование документов, передаваемых на подпись Руководителю; • Поддержание локальных нормативных актов в актуальном состоянии; • Работа с организационно-распорядительной документацией (участие в разработке, актуализации, согласовании, проверка полномочий лица, подписывающего документ, ознакомление сотрудников, ведение реестра); • Участие в документообороте руководства компании; • Контроль сроков и качества исполнения распоряжений руководителя • Участие в различных проектах Общества; • Оперативная отчетность по текущим проектам; • Внешний контроль работы подразделений; • Ведение личных проектов Руководителя; • Контроль документооборота приемной; • Контроль закупок необходимых для функционирования офиса расходных материалов, анализ и оптимизация затрат на офисные нужды; • Организация и координация деловых поездок и командировок. |