Офис-менеджер

Имя

Анна

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Мытищи

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график / Вахтовый метод работы

Образование

Неполное высшее

Опыт работы

8 лет 2 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

39 лет   (24 мая 1985)

Опыт работы

Период работы

декабрь 2017 — по настоящее время   (7 лет 1 месяц)

Должность

Офис-менеджер

Компания

Строительная компания

Обязанности

Офис- менеджер

Работа с оргтехникой

Мини АТС

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

Оформление пропусков, мест для парковки.

Встреча гостей. (чай, кофе)

Бронирование и заказ ЖД и авиа билетов, гостиниц.

Полное жизнеобеспечение офиса. (кофе, чай, вода, канцелярия, хоз. ср-ва) . Авансовые отчеты.

Многозадачность, расставление приоритетов по времени исполнения.

Взаимовыручка (Заместитель помощника директора по кадрам) на время больничных или отпуска в программе 1С.

Оформление: прием, увольнение, отпуск

Обеспечение строительных объектов материалами (от нулевого цикла и до "ключа"), согласно лимитной карты и технологической последовательности.

Заключение договоров на поставку материалов.

Контроль по оплате и исполнению договоров поставок.

Организация работы отдела, склада, планирование и контроль работы сотрудников.

Опыт работы с большим количеством наименований материалов разного назначения и применения.

Закупка грузового, легкового транспорта с подбором водительского персонала и 100% подчинением отделу снабжения.

Решение административно-хозяйственных вопросов по содержанию помещения аппарата управления, территории склада, бытовых проблем на стройках (устройство бытовых городков, обеспечение бытовыми помещениями, спецодеждой, питанием).

Взаимодействие с городскими службами: Москомимуществом, Москомземом, ДЕЗами. Пожнадзором.

Период работы

август 2016 — февраль 2017   (7 месяцев)

Должность

Начальник АХО

Компания

ЗАО "Специальный наладочно- монтажный Трест"

Обязанности

Организация работы склада.

Ведение учета материальных средств. - Оформление документального движения товара.

Снабжение необходимым оборудованием, инвентарем.

Координация взаимодействия с транспортным и др. отделами компании.

Обеспечение своевременного ремонта основных средств и инвентаря.

Соблюдение техники безопасности при производстве работ.

Проведение инвентаризаций.

Организация и обеспечение эффективной работы складского хозяйства.

Оперативное управление подразделениями.

Координация работы транспорта.

Разработка документов регламентирующих работу. Учет, хранение и выдача материальных ценностей по участкам. Ведение учетной документации.

Решение административных и хозяйственных вопросов.

Контроль соблюдения правил ОТ, ТБ, производственной и трудовой дисциплины.

Проведение инвентаризаций.

Координация и непосредственное руководство работой АХО, отдела "IT", секретариата, охраны и транспортного хозяйства. Оперативное руководство всеми подразделениями компании.

Решение административных вопросов, работа с контролирующими и проверяющими инстанциями.

Анализ, планирование и своевременное обеспечение товарами жизнедеятельности офиса.

Организация учета, хранения и выдачи материальных ценностей в компании. Ведение отчетной документации.

Заключение договоров, ведение переговоров, контроль исполнения договорных обязательств, контроль платежей. Ведение договорных отношений с организациями, обеспечивающими жизнедеятельность компании.

Обеспечение надлежащего технического состояния здания, коммуникаций и прилегающей территории.

Формирование бюджета административно-хозяйственных расходов и контроль его исполнения отделами.

Период работы

январь 2015 — декабрь 2015   (1 год)

Должность

Офис менеджер/Административный директор

Компания

ООО "Вигант Восток"

Обязанности

- открытие офисов, филиалов "с нуля"

- подбор и заключение договоров на аренду складских, торговых, офисных помещений

- руководство проведением ремонтных и отделочных работ, составление и утверждение смет

- контактирование с СЭС, Пожнадзор, БТИ

- формирование организационно-функциональной структуры компании

- подбор персонала

- разрабатка различных схем по мотивации сотрудников компании

- общее ежедневное оперативное управление

- контроль за соблюдением норм техники безопасности

Период работы

февраль 2009 — октябрь 2014   (5 лет 9 месяцев)

Должность

Офис менеджер

Компания

ООО "Интерком"

Обязанности

Прием и распределение телефонных звонков по категориям важности. .-Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Составление писем, приказов, служебных записок, поручений. Оформление внутренних документов компании.Рассылка материалов. Обеспечение своевременного получения и передачи первичной документации .Осуществление приема, регистрации, передачи и контроля исполнения документации. Обеспечение сохранности документов; Ведение протоколов совещаний, контроль сроков выполнения решений, зафиксированных в протоколах. Планирование, внесение изменений в график работы руководителя

Встреча, прием посетителей и новых сотрудников.

Решение вопросов связанных с деятельностью офиса (оплата аренды и других необходимых расходных договоров, оформление пропусков, контроль уборки)

Обеспечение сотрудников офиса канцелярскими принадлежностями, питьевой водой, мебелью в пределах бюджета.

Оформление командировок сотрудников: заказ и оплата билетов, документальное оформление поездки. Организация подписания руководством согласованных документов, передача подписанных документов ответственным сотрудникам.

Активное участие в организации корпоративных мероприятий (в офисе и выездных).

Координация штатных водителей, курьеров (учет рабочего времени).

Выполнение поручений руководителя (поиск и подбор сотрудников, помощь бухгалтерии, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц).

Способность контролировать процессы на всех этапах, умение структурировать задачи и отслеживать их выполнение.

Уверенный пользователь ПК.

Образование

Образование

Неполное высшее

Окончание

2012 год

Учебное заведение

АТ и СО (Академия Труда и Социальных Отношений)

Специальность

Бухгалтер

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Опыт административной работы и организации хозяйственного процесса в компании.

Комплексное обеспечение жизнедеятельности офиса и структурных подразделений компании необходимыми материалами и оборудованием.

Опыт в анализе затрат, связанных с осуществлением административно-хозяйственной деятельности компании, с целью их оптимизации; в определении потребности материально-технических ресурсах.

Получен опыт в эксплуатации и обеспечении надлежащего технического содержания помещений‚ транспорта и прилегающей территории компании;заключение договоров на снабжение, эксплуатацию и ремонт основных фондов; в подготовке проектов договоров, контрактов и соглашений.

Опыт в осуществлении подбора персонала и его обучении; оптимизации кадровой численности АХО, в разработке систем мотивации сотрудников.

Практика в организации и проведении встреч‚ переговоров, а также корпоративных мероприятий.