- Руководство сотрудниками отдела. - Организация работы по обработке входящей и исходящей документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства. - Контроль за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя. - Контроль за работой офис-менеджера и делопроизводителя в части приема и методов обработки корреспонденции, порядка отправления исходящей корреспонденции. - Организация периодических проверок правильности организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также грамотности оформляемых документов в общем отделе. - Осуществление контроля за соответствующим оформлением, размещением, обновлением и состоянием досок объявлений внутри офиса. - Осуществление контроля за чистотой и порядком в помещении офиса. - Контроль за соблюдением подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены. - Осуществление контроля за обеспечением работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода. - Организация работы по поддержанию в рабочем состоянии зданий, помещений, инфраструктуры и территорий, находящихся в эксплуатации, в том числе организация ремонтных и уборочных работ. Контроль качества выполнения работ. Заключение и ведение договоров ремонтно-строительных работ. - Организация работы, связанная с содержанием автопарка. - Подготовка комплектов документов, необходимые для получения предприятием лицензий, сертификатов и свидетельств, страховок и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством. - Обеспечение работникам отдела условиями, необходимыми для качественного исполнения ими своих должностных обязанностей. - Введение табельного учета рабочего времени сотрудников общего отдела. - Введение еженедельных планерок организации по текущей работе. - Поиск и подбор тендеров. Подготовка и оформление тендерной документации. Присутствие на заседании, на процедуре вскрытия конвертов. Контроль за подведением итогов тендера. Подготовка отчета руководителю на основании результата протокола по завершению тендера. - Прохождение аккредитаций. - Работа с электронным документооборотом "PLM" (входящая, исходящая корреспонденция, исходно-разрешительная документация (ТУ, ТЗ и т.д.), накладные, акты, выдача заданий в отделы). - Введение архива. - Подготовка отчетов руководителям по телефонной стационарной и сотовой связи организации, по расходу и остатку бензина рабочих автомобилей. Запрос счетов на оплату телефонной связи и на пополнение бензина. - Проведение собеседований совместно с начальником отдела кадров. - Частичная подготовка документов во время реорганизации. - Выполнение и контроль за исполнением поручений руководителей. - Помощь в организации работы Окружного Совета ЦОСАР (Центрального Объединения Союза Архитекторов России). - Организация праздников, корпоративных мероприятий и деловых встреч. - Прохождение аудитов. |